Conditions générales

1. Domaine d'application

Les présentes conditions sont applicables aux conventions portant sur les missions conclues entre le cabinet TILI PILOTYS, dénommé l'expert-comptable, et son client.

Le client reconnaît qu'il contracte en qualité de professionnel, telle que définie par le Code de la consommation au jour de la signature des présentes conditions, et que la lettre de mission annexée constitue un contrat de prestations de services en rapport avec ses activités professionnelles.

2. Définition de la mission

Les travaux incombant à l'expert-comptable sont détaillés dans la lettre de mission et ses annexes (le cas échéant) et sont strictement limités à son contenu.

3. Obligations de l'expert-comptable

L'expert-comptable effectue la mission qui lui est confiée conformément aux dispositions du Code de déontologie intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l'exercice de l'activité d'expertise comptable, de la norme professionnelle de « Maîtrise de la qualité », de la norme professionnelle relative aux obligations de la profession d'expertise comptable en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme (LBC-FT) et le cas échéant de la norme professionnelle de travail spécifique à la mission considérée. Il contracte, en raison de cette mission, une obligation de moyens.

L'expert-comptable peut se faire assister par les collaborateurs de son choix. Le nom du collaborateur principal chargé du dossier est indiqué au client.

À l'achèvement de sa mission, l'expert-comptable restitue les documents appartenant au client que ce dernier lui a confiés pour l'exécution de la mission.

L'expert-comptable est tenu :

• au secret professionnel dans les conditions prévues à l'article 226-13 du Code pénal ;
• à un devoir de discrétion, dans les conditions prévues à l'article 147 du décret n° 2012-432 du 30 mars 2012.

La diffusion à des tiers d'informations et de documents recueillis et établis au cours de la mission, nécessaire à la bonne exécution de cette dernière, est autorisée sous réserve d'obtenir l'accord préalable du client.

Ainsi, les documents établis par l'expert-comptable seront adressés au client, à l'exclusion de tout envoi direct à un tiers (sauf instruction spécifique du client et exception faite des transmissions aux administrations fiscales et sociales et OGA).

4. Obligations du client

Le client s'interdit tout acte de nature à porter atteinte à l'indépendance de l'expert-comptable ou de ses collaborateurs, notamment en s'abstenant de leur faire toutes offres d'exécuter des missions en leur nom propre ou de devenir salariés du client.

Le client s'engage :

• à fournir à l'expert-comptable, préalablement au commencement de l'exécution de la mission, les informations et documents d'identification requis en application des dispositions visées aux articles L. 561-2 et suivants du Code monétaire et financier en ce qui concerne le client, et le cas échéant, les bénéficiaires effectifs et les personnes agissant pour son compte. Le contrat est conclu sous condition résolutoire de l'obtention de ces informations et documents ;
• à informer l'expert-comptable, dans un délai de 30 jours à compter du changement, de toute évolution relative à ces informations et documents d'identification ;
• à informer l'expert-comptable dans les mêmes conditions qu'aux deux précédents alinéas du statut de personne politiquement exposée au sens de l'article L. 561-10 du Code monétaire et financier, que pourraient avoir le client, les bénéficiaires effectifs et/ou les personnes agissant pour son compte ;
• à mettre à la disposition de l'expert-comptable, dans les délais convenus, l'ensemble des documents et informations nécessaires à l'exécution de la mission ;
• à réaliser les travaux lui incombant conformément aux dispositions prévues dans le tableau de répartition des obligations respectives ;
• à respecter les procédures mises en place pour la réalisation de la mission et notamment le planning d'intervention de l'expert-comptable figurant dans la lettre de mission ;
• à porter à la connaissance de l'expert-comptable les faits nouveaux ou exceptionnels et à lui signaler également les engagements susceptibles d'affecter les résultats ou la situation patrimoniale de l'entité ;
• à confirmer par écrit, si l'expert-comptable le lui demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont exhaustifs et reflètent fidèlement la situation patrimoniale de l'entité ;
• à vérifier que les états et documents produits par l'expert-comptable sont conformes aux demandes exprimées et aux informations fournies par lui-même et à informer sans retard le professionnel de tout manquement ou erreur.

Le client reste responsable de la bonne application de la législation et des règlements en vigueur ; l'expert-comptable ne peut être considéré comme se substituant aux obligations du client du fait de cette mission.

Conformément aux prescriptions légales, le client doit prendre toutes les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et, d'une façon générale, l'ensemble des documents produits par l'expert-comptable pendant les délais de conservation requis par la loi ou le règlement.

Dès lors que des traitements sont assurés sur le système informatique du client, ce dernier devra assurer la sauvegarde et l'archivage des données et des traitements informatisés pour en garantir la conservation, l'inviolabilité et la lecture ultérieure.

D'une façon générale, le client doit par ailleurs prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de son système informatique.

5. Honoraires

L'expert-comptable reçoit du client des honoraires librement convenus qui sont exclusifs de toute autre rémunération, même indirecte. Il est remboursé de ses frais de déplacement et débours.

Des acomptes sur honoraires peuvent être demandés périodiquement.

Les conditions de règlement des honoraires sont les suivantes.

Les honoraires sont payés à leur date d'échéance ; en cas de paiement anticipé, aucun escompte n'est accordé ; en cas de retard de paiement, des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture ; sauf disposition contraire qui ne peut toutefois fixer un taux d'intérêt de ces pénalités inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal, le taux d'intérêt sera égal à celui appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu'un rappel soit nécessaire.

Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d'un montant de 40 euros est également exigible de plein droit en cas de retard de paiement. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, une indemnisation complémentaire peut être réclamée sur justification.

Toute contestation d'une facture devra être faite dès réception, préciser la prestation contestée, et être motivée ; ladite contestation ne pourra justifier le non-paiement des autres prestations non contestées, y compris celles réalisées concomitamment, simultanément, ou lorsque les conditions de recours à la facture périodique sont remplies, incluses dans la même facture.

Le non-paiement des honoraires à l'échéance prévue pourra entraîner, 15 jours après mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception restée infructueuse, la suspension des travaux ou la fin de la mission.

En cas de changement des modalités de facturation, une information préalable sera donnée au client.

6. Responsabilité civile professionnelle de l'expert-comptable

Toute action en justice mettant en cause la responsabilité civile professionnelle de l'expert-comptable se prescrit par un délai de deux (2) ans. Le point de départ du délai court à compter du jour où celui qui se plaint d'un manquement contractuel aura eu connaissance ou aurait dû connaître le caractère prétendument défaillant des travaux réalisés.

Les parties s'engagent à s'informer dans les meilleurs délais de tout évènement de nature ou susceptible d'avoir une incidence sur le respect de leurs obligations dans le cadre des présentes.

La responsabilité contractuelle de l'expert-comptable, pour toutes les conséquences dommageables de(s) (la) mission(s) visée(s) dans la lettre de mission, est limitée à un plafond de 30 000 euros.

Pour l'application de cette clause, sera considérée comme une même mission, l'ensemble des prestations énoncées dans la lettre de mission et ses avenants même si leurs conséquences ont un effet dommageable sur plusieurs exercices.

La responsabilité civile professionnelle de l'expert-comptable est couverte par un contrat d'assurance dans les conditions fixées par l'article 138 du décret du 30 mars 2012 souscrit auprès de MMA IARD, MMA IARD ASSURANCES MUTUELLES, 160 rue Henri Champion, 72030 Le Mans Cedex. La couverture géographique est le monde entier.

La responsabilité de l'expert-comptable ne peut notamment être engagée dans l'hypothèse où le préjudice subi serait une conséquence :

• d'une information erronée ou d'une faute ou négligence commise par le client, par ses associés, par ses dirigeants, par ses salariés ou par des tiers,
• du retard ou de la carence du client à fournir une information nécessaire à l'expert-comptable.

7. Suspension de la mission

Lorsque la mission est suspendue pour cause de force majeure (empêchement temporaire), les délais de remise des travaux sont prolongés pour une durée égale à celle de la suspension susvisée, à moins que le retard en résultant ne justifie la résolution.

Pendant la période de suspension, toutes les dispositions du contrat demeurent applicables.

En cas de manquement du client à l'une de ses obligations (exemple : défaut de paiement des honoraires à l'échéance prévue), l'expert-comptable aura la faculté de suspendre sa mission après l'envoi d'une mise en demeure sous forme de lettre recommandée restée sans effet, et ne pourra être tenu responsable des conséquences préjudiciables pouvant découler de cette suspension.

8. Résiliation de la mission

En cas de résiliation par le client en dehors de la durée de préavis prévue dans la lettre de mission (ou pendant la mission en cas de mission ponctuelle), et sauf faute grave imputable à l'expert-comptable, le client devra verser à ce dernier les honoraires dus pour le travail déjà effectué, majorés d'une indemnité conventionnelle égale à 30 % des honoraires annuels convenus pour l'exercice en cours ou de la dernière année d'honoraires en cas de montant incertain.

En cas de manquement de l'une des parties à l'une de ses obligations, l'autre partie aura la faculté de mettre fin à la mission après l'envoi d'une mise en demeure sous forme de lettre recommandée restée sans effet.

L'expert-comptable doit exercer sa mission jusqu'à son terme normal. Toutefois, il peut, en s'efforçant de ne pas porter préjudice à son client, l'interrompre pour des motifs justes et raisonnables, tels que la perte de confiance ou la méconnaissance par le client d'une clause substantielle du contrat.

Dès la survenance d'un évènement susceptible de le placer dans une situation de conflit d'intérêts ou de porter atteinte à son indépendance, l'expert-comptable a l'obligation de dénoncer le contrat.

9. Protection des données personnelles

9.1 Dispositions générales et qualité des parties

Dans le cadre de l'exécution de la lettre de mission, le Client et TILI PILOTYS (ci-après « le Cabinet ») s'engagent à respecter la réglementation applicable à la protection des données personnelles, notamment le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et la loi du 6 janvier 1978 modifiée.

Selon la nature des traitements, le Cabinet intervient :

• en qualité de responsable de traitement pour la mission globale de présentation des comptes annuels, comprenant la tenue comptable permanente, la révision, l'établissement et la présentation des comptes ainsi que l'assistance fiscale associée ; pour les missions de conseil et de pilotage ; et pour ses obligations légales, réglementaires et professionnelles propres ;
• en qualité de sous-traitant du Client pour l'établissement des bulletins de paie, les déclarations sociales et l'assistance juridique courante, lorsque ces prestations sont confiées au Cabinet.

Ces qualifications correspondent aux conditions habituelles d'exécution des missions et peuvent être adaptées si les circonstances le justifient.

9.2 Traitements réalisés et sécurité

Les traitements ont pour finalités l'exécution des missions confiées et le respect des obligations légales et professionnelles applicables.

Ils peuvent porter sur les données d'identification, de contact, comptables, fiscales, financières, bancaires, sociales et professionnelles des dirigeants, associés, salariés, clients, fournisseurs et autres personnes concernées. Les données particulières, notamment celles relatives à la santé, ne sont traitées que lorsqu'elles sont nécessaires et légalement autorisées.

Les opérations réalisées comprennent notamment la collecte, l'enregistrement, la consultation, le contrôle, la modification, la conservation, la transmission, la restitution et la suppression des données.

Le Cabinet prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la confidentialité, l'intégrité et la sécurité des données, conformément à l'article 32 du RGPD, notamment en limitant les accès aux personnes habilitées et en utilisant des moyens de protection adaptés aux risques.

Le Cabinet tient par écrit un registre de toutes les catégories d'activités de traitement effectuées, comprenant les informations prévues par l'article 30 du RGPD.

Les données peuvent être communiquées aux personnes habilitées du Cabinet, aux prestataires nécessaires à l'exécution des missions et aux organismes ou autorités légalement compétents.

9.3 Traitements réalisés en qualité de responsable de traitement

Le Cabinet respecte les obligations lui incombant en cette qualité, notamment en matière d'information des personnes concernées, de sécurité, de conservation des données et de gestion des violations de données personnelles.

Le Client s'engage à transmettre aux personnes concernées les informations relatives aux traitements du Cabinet que celui-ci lui communique. Il lui transmet sans délai les demandes d'exercice de droits reçues et l'assiste, le cas échéant, dans leur traitement.

Le Cabinet demeure responsable du respect de ses obligations légales et des réponses aux demandes qui lui sont directement adressées.

En cas de violation de données personnelles, le Cabinet procède, lorsque la réglementation l'exige, aux notifications à la CNIL et aux personnes concernées dans les délais légaux.

9.4 Traitements réalisés en qualité de sous-traitant

Pour les missions sociales et d'assistance juridique courante, le Client est responsable de traitement et le Cabinet agit pour son compte, conformément à l'article 28 du RGPD.

Objet, durée et instructions documentées

Le Client autorise le Cabinet, pendant la durée des prestations, à traiter les données nécessaires :

• à l'établissement des bulletins de paie, au calcul des rémunérations et cotisations et à la transmission des déclarations sociales concernant les salariés et dirigeants rémunérés ;
• à la préparation des actes, décisions sociales et formalités juridiques confiés, concernant les dirigeants, associés et autres personnes mentionnées dans ces documents.

Les données concernées comprennent les informations d'identification, professionnelles, familiales et financières nécessaires aux prestations, les données de rémunération, les coordonnées bancaires, les numéros d'identification légalement requis et, le cas échéant, les données particulières dont le traitement est autorisé.

Le Client donne instruction au Cabinet de collecter, enregistrer, consulter, calculer, modifier, conserver et transmettre ces données aux destinataires nécessaires à l'exécution des missions, puis de les restituer ou supprimer dans les conditions ci-dessous. Toute instruction complémentaire doit être documentée.

Engagements du Cabinet

Le Cabinet s'engage à :

• traiter les données uniquement sur instructions documentées du Client, y compris en matière de transferts internationaux, sauf obligation légale contraire, auquel cas il en informe préalablement le Client sauf interdiction légale ;
• garantir la confidentialité des données et veiller à ce que les personnes autorisées à les traiter s'engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;
• mettre en œuvre les mesures de sécurité appropriées prévues à l'article 32 du RGPD ;
• assister le Client, compte tenu de la nature des traitements et des informations disponibles, dans la gestion des demandes d'exercice des droits, des violations de données, des analyses d'impact et des consultations préalables ;
• notifier au Client toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais, et au plus tard dans les 48 heures après en avoir pris connaissance, en lui communiquant les informations disponibles ;
• informer immédiatement le Client de toute instruction qui lui paraît contraire à la réglementation applicable ;
• mettre à disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations et permettre les audits prévus par l'article 28 du RGPD, y compris les inspections, et y contribuer.

Le Client demeure responsable de l'information des personnes concernées et des éventuelles notifications à la CNIL et aux personnes concernées, avec l'assistance du Cabinet.

Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise de manière générale le Cabinet à recourir à des sous-traitants ultérieurs pour les traitements nécessaires à l'exécution des missions.

Le Cabinet tient à la disposition du Client la liste actualisée des sous-traitants ultérieurs concernés et l'informe préalablement, par écrit, de tout projet d'ajout ou de remplacement, afin de lui permettre de formuler une objection motivée relative à la protection des données personnelles dans un délai de quinze (15) jours calendaires.

En cas d'objection, les parties recherchent une solution alternative raisonnable. À défaut de solution permettant de poursuivre la prestation dans des conditions conformes à la réglementation, chacune des parties peut mettre fin à la seule prestation concernée, par notification écrite, sans préjudice des autres missions confiées au Cabinet et sous réserve du règlement des prestations déjà réalisées.

Le Cabinet impose contractuellement à ses sous-traitants ultérieurs les mêmes obligations en matière de protection des données que celles qui lui incombent au titre de la présente lettre de mission, conformément à l'article 28, paragraphe 4, du RGPD. Il demeure pleinement responsable envers le Client de l'exécution de ces obligations par ses sous-traitants ultérieurs.

Fin de mission

À l'issue des prestations, le Cabinet restitue ou supprime, au choix du Client, les données traitées pour son compte et les copies existantes, sauf obligation légale de conservation. Il confirme par écrit la suppression réalisée.

9.5 Conservation des données et transferts

Les documents et pièces justificatives appartenant au Client lui sont restitués ou demeurent à sa disposition selon les modalités prévues à la lettre de mission. Le Client reste responsable de leur conservation pendant les durées légales applicables.

Le Cabinet conserve, sous sa propre responsabilité, les documents de travail nécessaires à la justification des diligences accomplies, au respect de ses obligations professionnelles et à la défense de ses droits. Ces documents sont conservés pendant cinq ans à compter de la fin de la mission, sauf obligation légale particulière ou nécessité de conservation prolongée, notamment en cas de litige.

Pour les traitements réalisés en qualité de sous-traitant, le Cabinet restitue ou supprime, au choix du Client, les données traitées pour son compte à l'issue de la prestation, sauf obligation légale de conservation. Les documents de travail conservés pour une finalité propre et licite font l'objet d'un traitement distinct, limité aux informations nécessaires et soumis à des accès restreints.

Les documents relevant des obligations de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme sont conservés pendant les durées prévues à l'article L. 561-12 du Code monétaire et financier.

Les éventuels transferts de données hors de l'Espace économique européen sont réalisés conformément au chapitre V du RGPD, avec les garanties appropriées. Lorsqu'il agit comme sous-traitant, le Cabinet respecte les instructions documentées du Client relatives à ces transferts.

9.6 Exercice des droits et coopération

Les personnes concernées peuvent exercer leurs droits dans les conditions prévues par le RGPD en contactant le Cabinet aux coordonnées indiquées dans la lettre de mission, sans préjudice des droits à exercer auprès du Client lorsque celui-ci est responsable de traitement. Elles peuvent également introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Chaque partie s'engage à collaborer avec l'autre pour permettre le respect des obligations qui lui incombent en matière de protection des données personnelles. Le détail des traitements du formulaire de contact du site figure dans la politique de confidentialité.

10. Différends

En cas de contestation par le client des conditions d'exercice de la mission ou de différend sur les honoraires, l'expert-comptable s'efforce de faire accepter la conciliation ou l'arbitrage du président du conseil régional de l'Ordre avant toute action en justice.

11. Droit applicable et attribution de compétence

Ce contrat sera régi et interprété selon le droit français.

Tous les litiges auxquels le contrat pourra donner lieu, notamment au sujet de sa validité, de son interprétation, de son exécution et de sa réalisation, seront soumis aux tribunaux compétents de la ville de Paris.